Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679
La presente informativa descrive le modalità con cui TOPFLY S.r.l., in qualità di titolare del trattamento, raccoglie e tratta i dati personali degli utenti che navigano sul sito, compilano moduli online, richiedono informazioni, demo, preventivi, assistenza, si iscrivono alla newsletter, partecipano a webinar, inviano candidature o interagiscono con i servizi TOPFLY.
La presente informativa può essere integrata da informative specifiche, condizioni contrattuali o documentazione dedicata relative a singoli servizi, piattaforme, applicazioni o funzionalità offerte da TOPFLY.
TOPFLY srl
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La presente informativa descrive come TOPFLY tratta i dati personali di:
-Visitatori del sito web;
-Utenti che compilano moduli online, inclusi moduli di contatto, richiesta demo, richiesta preventivo, webinar, newsletter, candidature;
-Clienti e utenti delle applicazioni e dei servizi TOPFLY;
-Potenziali clienti, lead e contatti business;
-Fornitori, installatori, rivenditori e partner commerciali o tecnici;
-Candidati che inviano candidature tramite la sezione “Lavora con noi”.
-Utenti che interagiscono con TOPFLY tramite telefono, email, WhatsApp o altri canali di comunicazione
Per i servizi di monitoraggio flotte, localizzazione satellitare e piattaforme telematiche, la presente informativa è integrata dall’Informativa relativa alla Piattaforma di Monitoraggio
A seconda dell’interazione con TOPFLY, tramite sito web, telefono, email, moduli online, piattaforme, applicazioni o altri canali, possiamo trattare le seguenti categorie di dati personali:
-Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono, indirizzo, azienda di appartenenza;
-Dati professionali/aziendali: ragione sociale, ruolo, settore, dimensione aziendale, informazioni legate alla relazione commerciale o tecnica;
-Dati tecnici di navigazione e log: indirizzo IP, anche in forma pseudonimizzata o troncata, identificativi del dispositivo, dati relativi a browser e sistema operativo, user agent, dati di utilizzo del sito, preferenze cookie, URL o pagina di provenienza/referrer, data e ora dell’interazione con il sito o con i moduli, identificativo del consenso cookie, stato del consenso e categorie di cookie accettate o rifiutate;
-Dati relativi a richieste e rapporti contrattuali: contenuto delle richieste, informazioni necessarie a fornire demo, preventivi, servizi, assistenza e supporto;
-Dati amministrativi fiscali e contabili, ove applicabile: dati di fatturazione, dati contrattuali, dati necessari alla gestione amministrativa del rapporto;
-Dati relativi a newsletter e comunicazioni promozionali: indirizzo email, azienda, eventuale nome, prova del consenso, preferenze e dati relativi all’iscrizione o disiscrizione;
-Dati relativi alle candidature: dati identificativi, dati di contatto;
-Dati relativi ai servizi telematici e di monitoraggio flotte: dati relativi a veicoli, dispositivi, posizione, percorsi, velocità, parametri operativi, eventi e dati di guida, secondo le informative specifiche e gli accordi contrattuali applicabili.
TOPFLY tratta i dati personali sulla base delle condizioni di liceità applicabili alle singole finalità, come specificato nella presente informativa: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, adempimento di obblighi di legge, legittimo interesse del titolare, consenso dell’interessato ove richiesto e, per determinati servizi, trattamento in qualità di responsabile per conto del Cliente-titolare.
Avvertenza: ti invitiamo a non inserire nei moduli o nei canali di contatto, dati non pertinenti alla richiesta, dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, quali dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati bancari, finanziari o altre informazioni non necessarie. L’utente si assume la responsabilità dei dati personali di terzi ottenuti, pubblicati o condivisi.
I dati possono essere raccolti:
Direttamente da te (moduli, contatti, contratti, assistenza, candidature);
Automaticamente durante l’uso del sito e delle applicazioni (log tecnici, cookie e tecnologie analoghe, impostazioni browser/dispositivo, preferenze cookie, dati relativi alla prova del consenso e informazioni tecniche necessarie a garantire il corretto funzionamento del sito e il rispetto delle scelte espresse dall’utente);
Da terze parti nei limiti consentiti (fornitori tecnici/partner; contatti business reperiti da fonti pubbliche o fornitori B2B, ove applicabile e nel rispetto della normativa). Quando TOPFLY acquisisce dati personali da fonti diverse dall’interessato, ad esempio fonti pubblicamente accessibili, elenchi professionali, partner o fornitori B2B, fornisce all’interessato le informazioni previste dall’art. 14 GDPR entro i termini previsti dalla normativa e, comunque, al più tardi al momento del primo contatto, ove applicabile.
TOPFLY tratta i dati personali per le finalità indicate nella tabella seguente. Per ciascuna finalità sono specificate le principali categorie di dati trattati, la base giuridica del trattamento e la natura del conferimento. Quando il trattamento si basa sul consenso, il conferimento è facoltativo e il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
| Finalità | Dati trattati | Base giuridica | Conferimento |
|---|---|---|---|
| Navigazione del sito e funzionamento tecnico | Dati tecnici di navigazione, indirizzo IP, log, dati relativi a browser e dispositivo. | Legittimo interesse di TOPFLY a garantire funzionamento, sicurezza e integrità del sito; cookie tecnici necessari. | Necessario per navigare correttamente sul sito. |
| Risposta a richieste di contatto | Nome, email, telefono, azienda, contenuto del messaggio. | Misure precontrattuali, se la richiesta riguarda prodotti o servizi; legittimo interesse alla gestione delle comunicazioni negli altri casi. | Necessario per rispondere alla richiesta. |
| Richiesta demo, preventivo o informazioni sui servizi | Dati identificativi e di contatto, dati aziendali, esigenze indicate nel modulo, informazioni relative alla richiesta. | Misure precontrattuali richieste dall’interessato; esecuzione del contratto se la richiesta riguarda un rapporto già in essere. | Necessario per gestire la richiesta. |
| Partecipazione a webinar o eventi | Nome, azienda, email, eventuale telefono, dati relativi all’iscrizione. | Misure precontrattuali o gestione del servizio richiesto dall’interessato. | Necessario per gestire l’iscrizione e inviare informazioni organizzative. |
| Erogazione dei servizi TOPFLY e gestione contrattuale | Dati identificativi, aziendali, contrattuali e dati relativi ai servizi richiesti o acquistati. | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali. | Necessario per instaurare, eseguire e gestire il rapporto contrattuale. |
| Assistenza clienti e supporto tecnico | Dati di contatto, dati contrattuali, ticket, richieste di assistenza e comunicazioni operative. | Esecuzione del contratto e/o legittimo interesse alla gestione dell’assistenza. | Necessario per fornire assistenza e supporto. |
| Adempimenti amministrativi, fiscali e contabili | Dati anagrafici, aziendali, fiscali, dati di fatturazione e pagamento. | Obbligo legale. | Necessario; il mancato conferimento può impedire la gestione amministrativa o fiscale del rapporto. |
| Newsletter via email | Email, azienda, eventuale nome, prova del consenso, dati relativi all’iscrizione e alla disiscrizione. | Consenso dell’interessato. | Facoltativo; il mancato consenso impedisce solo la ricezione della newsletter. |
| Comunicazioni marketing via email | Email, nome, azienda, eventuali dati relativi alla relazione commerciale. | Consenso dell’interessato; nei soli casi consentiti, art. 130, comma 4, del Codice Privacy per clienti già acquisiti e prodotti o servizi analoghi, con possibilità di opposizione. | Facoltativo; il mancato consenso non impedisce la gestione delle richieste principali. |
| Marketing tramite telefono, WhatsApp o altri servizi di messaggistica | Numero di telefono, numero WhatsApp, nome, azienda, eventuali preferenze espresse. | Consenso specifico dell’interessato. | Facoltativo; il mancato consenso non impedisce la gestione delle richieste principali. |
| Cookie analytics, strumenti statistici e miglioramento del sito | Dati di navigazione, identificativi tecnici, dati di utilizzo del sito, preferenze cookie. | Consenso per cookie e strumenti non necessari; cookie tecnici e, ove configurati secondo normativa, analytics assimilabili a tecnici senza consenso. | Facoltativo per cookie e strumenti non necessari. |
| Gestione delle preferenze cookie e documentazione del consenso | Dati tecnici di navigazione, identificativo del consenso, stato del consenso, categorie di cookie accettate o rifiutate, data e ora della scelta, dominio o URL del sito, indirizzo IP anche in forma pseudonimizzata o troncata, user agent e altri dati tecnici necessari alla gestione del consenso. | Adempimento degli obblighi normativi applicabili in materia di protezione dei dati personali e cookie; legittimo interesse di TOPFLY a documentare il consenso, rispettare le preferenze espresse dall’utente, garantire la sicurezza del sito e tutelare i propri diritti in caso di verifiche, contestazioni o richieste dell’autorità. | Necessario per gestire correttamente le preferenze cookie, documentare il consenso o il rifiuto e impedire la reiterazione non necessaria del banner. |
| Protezione dei moduli tramite reCAPTCHA e prevenzione spam | Indirizzo IP, dati tecnici del dispositivo, dati di interazione con sito e moduli. | Legittimo interesse di TOPFLY a proteggere sito, moduli e sistemi da spam, abusi e traffico automatizzato. | Necessario per garantire la sicurezza dei moduli. |
| Candidature e selezione del personale | Dati identificativi, dati di contatto. | Misure precontrattuali; eventuale consenso per conservazione del CV per future selezioni. | Necessario per valutare la candidatura; facoltativo per conservazione futura. |
| Servizi telematici e piattaforma di monitoraggio flotte | Dati relativi a veicoli, dispositivi, posizione, percorsi, velocità, parametri operativi, eventi e dati di guida. | Nei servizi forniti a clienti aziendali, TOPFLY tratta i dati in qualità di responsabile del trattamento per conto del Cliente-titolare. TOPFLY resta titolare per finalità proprie amministrative, contrattuali, commerciali e di sicurezza. | Secondo contratto, istruzioni del Cliente-titolare e informativa specifica relativa alla piattaforma di monitoraggio. |
| Tutela dei diritti, prevenzione abusi e gestione contenziosi | Dati necessari alla gestione di reclami, contestazioni, recupero crediti, abusi o procedimenti. | Legittimo interesse di TOPFLY alla tutela dei propri diritti; obbligo legale ove applicabile. | Necessario nei casi in cui occorra tutelare diritti o adempiere obblighi di legge. |
I dati contrassegnati come necessari devono essere forniti per consentire a TOPFLY di gestire la richiesta, erogare il servizio, adempiere obblighi di legge o garantire la sicurezza del sito e dei sistemi. I dati richiesti per finalità di marketing, newsletter, comunicazioni promozionali o cookie non necessari sono facoltativi. Il mancato conferimento di tali dati o il mancato consenso non impedisce la gestione delle richieste principali, dei contratti o dei servizi richiesti.
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Per avere maggiori informazioni sull’utilizzo visita le pagine ufficiali:
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I dati personali possono essere trattati da personale interno autorizzato da TOPFLY, appartenente ad aree commerciali, tecniche, amministrative, marketing, assistenza clienti e gestione IT, nei limiti delle rispettive mansioni.
I dati possono inoltre essere comunicati o resi accessibili, nei limiti necessari alle finalità indicate, alle seguenti categorie di destinatari:
-Fornitori di servizi hosting, infrastruttura, manutenzione IT, sicurezza informatica e sviluppo del sito;
-Fornitori di servizi email, newsletter, CRM, gestione lead e comunicazioni aziendali;
-Fornitori di servizi analytics, mappe, tag management e protezione anti-spam;
-Piattaforme di comunicazione, inclusi WhatsApp o altri canali utilizzati volontariamente dall’utente;
-Partner tecnologici e sub-responsabili coinvolti nell’erogazione dei servizi telematici e di monitoraggio flotte;
-Consulenti legali, fiscali, amministrativi e altri professionisti;
-Autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati, quando previsto dalla legge o necessario per la tutela dei diritti di TOPFLY.
-Fornitori di piattaforme per la gestione del consenso cookie, incluso CookieYes, utilizzato per raccogliere, memorizzare e documentare le preferenze espresse dagli utenti in merito ai cookie e agli altri strumenti di tracciamento.
I soggetti che trattano dati personali per conto di TOPFLY sono nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove applicabile.
TOPFLY conserva i dati personali per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il tempo eventualmente richiesto da obblighi di legge, esigenze amministrative, fiscali, contabili, contrattuali, tecniche, di sicurezza o di tutela dei diritti.
Quando un contatto cambia stato, ad esempio diventando cliente, iscrivendosi alla newsletter o prestando un consenso marketing, i dati necessari sono conservati secondo i criteri previsti per la nuova finalità applicabile. I dati non più necessari rispetto alla finalità originaria sono cancellati, anonimizzati o conservati solo se necessario per adempiere obblighi di legge o tutelare diritti.
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Richieste di contatto, demo, preventivo o informazioni | 24 mesi dall’ultimo contatto utile, salvo instaurazione di un rapporto contrattuale, iscrizione a newsletter o comunicazioni marketing, oppure necessità di conservazione per tutela dei diritti. In caso di instaurazione del rapporto contrattuale, i dati necessari saranno conservati secondo i tempi previsti per i dati contrattuali. |
| Lead commerciali non convertiti | 24 mesi dall’ultimo contatto utile o dall’ultima interazione commerciale significativa, salvo consenso marketing valido, opposizione dell’interessato, instaurazione di un rapporto contrattuale o diversa necessità di tutela dei diritti. |
| Dati contrattuali | Per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente per il periodo necessario alla tutela dei diritti, di norma fino a 10 anni dalla cessazione del rapporto o dall’ultimo evento rilevante, salvo termini diversi applicabili. |
| Dati amministrativi, fiscali e contabili | 10 anni dalla data dell’ultima registrazione o per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile. |
| Ticket di assistenza e supporto tecnico | Per tutta la durata del rapporto contrattuale e successivamente fino a 10 anni, ove necessario per documentare l’assistenza prestata, garantire continuità del servizio, gestire contestazioni, adempiere obblighi contrattuali o tutelare i diritti. |
| Newsletter | Fino alla revoca del consenso, alla disiscrizione o alla richiesta di cancellazione. |
| Prova del consenso marketing, newsletter o altri consensi facoltativi | Per il tempo necessario a dimostrare la liceità del trattamento, gestire eventuali richieste, contestazioni o verifiche, e comunque nei limiti dei termini di prescrizione applicabili. |
| Liste di opposizione e disiscrizione | Per il tempo necessario a rispettare la revoca del consenso, l’opposizione dell’interessato o la richiesta di non ricevere ulteriori comunicazioni. |
| Richieste di candidatura tramite modulo “Lavora con noi” | 12 mesi dalla ricezione della richiesta o dalla chiusura della selezione, salvo diversa necessità documentata. Il modulo online non prevede l’invio di CV o allegati. Eventuali CV o ulteriori dati raccolti in sede di colloquio saranno trattati secondo apposita informativa candidati. |
| Log tecnici e di sicurezza | 6 mesi, salvo necessità di conservazione più lunga per accertare incidenti, abusi, accessi non autorizzati, anomalie tecniche, attività illecite o per adempiere specifici obblighi di sicurezza. |
| Cookie e preferenze espresse tramite CMP | Le preferenze cookie espresse dagli utenti tramite la piattaforma di gestione del consenso, incluse le prove del consenso o del rifiuto, gli identificativi tecnici del consenso, la data e l’ora della scelta, lo stato del consenso, le categorie di cookie accettate o rifiutate e l’indirizzo IP in forma pseudonimizzata o troncata, possono essere conservate per un periodo massimo di 5 anni, salvo ulteriore conservazione necessaria per adempiere a obblighi normativi, richieste dell’autorità o tutela dei diritti del titolare. Il cookie tecnico utilizzato per memorizzare le preferenze espresse dall’utente ha durata indicata nella Cookie Policy e, di regola, pari a 180 giorni / 6 mesi. |
| Dati telematici e piattaforma di monitoraggio flotte | Secondo il contratto, le istruzioni del Cliente-titolare, le configurazioni del servizio e l’Informativa relativa alla Piattaforma di Monitoraggio. |
| Dati trattati per tutela dei diritti, reclami o contenziosi | Per il tempo necessario alla gestione della richiesta, del reclamo, della contestazione o del procedimento, e comunque nei limiti dei termini di prescrizione applicabili. |
Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati personali sono cancellati, anonimizzati o aggregati, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere obblighi di legge, accertare, esercitare o difendere un diritto, gestire richieste dell’interessato o rispondere a richieste delle autorità competenti.
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-Diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione dei dati incompleti;
-Diritto alla cancellazione dei dati;
-Diritto alla limitazione del trattamento;
-Diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
-Diritto di opposizione al trattamento, in particolare nei casi di trattamento basato sul legittimo interesse o per finalità di marketing diretto;
-Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
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| Fornitore / servizio | Finalità | Possibile trasferimento | Garanzie |
|---|---|---|---|
| Google / GA4 / GTM / Maps / reCAPTCHA | Analytics, gestione tag, mappe, sicurezza anti-spam e protezione dei moduli. | USA o altri paesi extra-SEE, secondo l’infrastruttura e la documentazione del fornitore. | Garanzie contrattuali e meccanismi di trasferimento dichiarati dal fornitore, incluse, ove applicabili, decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dal GDPR. |
| Mailchimp / Intuit | Invio newsletter, gestione iscrizioni, disiscrizioni e comunicazioni email. | USA o altri paesi extra-SEE, secondo l’infrastruttura e la documentazione del fornitore. | DPA del fornitore, clausole contrattuali standard e ulteriori garanzie applicabili al trasferimento dei dati. |
| WhatsApp / Meta | Comunicazioni avviate volontariamente dall’utente tramite WhatsApp, assistenza, supporto e risposte a richieste commerciali o tecniche. | USA o altri paesi extra-SEE, secondo l’infrastruttura e la documentazione del fornitore. | Garanzie contrattuali e meccanismi di trasferimento dichiarati dal fornitore, incluse, ove applicabili, decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dal GDPR. |
| Partner tecnologici della piattaforma di monitoraggio | Erogazione dei servizi telematici, localizzazione satellitare, monitoraggio flotte, gestione tecnica e manutenzione della piattaforma. | Da verificare in base al fornitore, all’infrastruttura utilizzata e alla documentazione contrattuale applicabile. | Contratto, DPA, autorizzazione dei sub-responsabili, clausole contrattuali standard e ulteriori garanzie di trasferimento ove applicabili. |
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Data ultimo aggiornamento: maggio 2026
